防げた「漏えい」はたくさんある

     

    昨今のオフィスでクローズアップされている「情報漏えい」の問題は、多くは日頃の心がけ次第で防げるビジネスマナーの一種となっています。いま改めて、情報漏えいを防ぐビジネスマナーについて考えてみてはいかがでしょうか。

    情報漏えいのほとんどは、うっかりミス

    情報漏えいのほとんどは、うっかりミス

     

    近年、多くの企業や官公庁で問題になっている情報漏えい。顧客の個人情報やビジネス上の機密情報はかけがえのないものですが、いったん外部にばらまかれてしまうと、回収することは事実上不可能。流出させてしまった側の信頼を大きく損なってしまいます。情報漏えいが起こるのは、不正アクセスやマルウェア感染のような、外部の犯罪者による巧妙な手口によるものでしょうか？ 意外なことに、日本で報告されている情報漏えいの原因のうち、約8割は「誤操作」「管理ミス」「紛失・置き忘れ」という3つで占められています。

    つまり、ほとんどの場合は意図しないうっかりミスから、情報漏えいを招いているのです。トラブルを未然に防ぐうえで、一般的なビジネスマナーのように、日ごろから情報漏えいを防ぐための習慣を身に付けておくことが大切といえるでしょう。

    オフィスで気をつけたい7ポイント

     

    情報漏えいを引き起こすことがないよう、一人ひとりがオフィスでできることには、どのようなことがあるのでしょうか。下記にまとめてみました。ひとつひとつのポイントは小さなエチケットですが、その他のビジネスマナーと同様、仕事を円滑に進めるためにもトラブルを未然に防ぐためにも、ぜひ知っておきたいですね。

    大切な情報は持ち出さない！　放置しない！

    個人情報や機密情報を許可なく持ち出すことは厳禁。同様に、仕事を無断で家に持って帰ると管理者の目が届かなくなります。机の上など、誰でも見える場所に放置するのもリスクが高い行為といえます。

    受け渡しや廃棄時には要注意！

    個人情報を受け渡すメディアを紛失したり、メールを誤送信するといったケースは少なくありません。データが保存されたまま、パソコンやUSBメモリなどを廃棄することも、情報漏えいの原因となります。

    業務上知り得た情報は口外しない！ 書き込まない！

    社内であれ社外であれ、周囲に誰の目があるかは分からないものです。業務上知り得た情報を不用意に口外することはご法度。もちろん、SNSをはじめインターネットに書き込むと、たとえ非公開設定のアカウントであってもたやすく流出してしまいます。

    重要なデータにはパスワード！

    個人情報・機密情報のデータを共有するときは、パスワードをかける習慣を付けましょう。データをメール送信するときは、メール以外の方法でパスワードを伝達することを推奨します。

    私物を安易に持ち込まない！

    私用のパソコンやスマートフォン、USBメモリなどの機器は原則として、業務には使用しないようにしましょう。オフィスに持ち込むと、そこからマルウェアが会社のネットワークに広がり、外部への情報漏えいにつながるかもしれません。

    外部のパソコンやネットワークを使用しない！

    自宅やインターネットカフェのパソコンで業務のデータを扱うと、そこからウイルス感染が広がることは少なくありません。また社用パソコンであっても、外部のWi-Fiなどに接続する場合もセキュリティ対策が必要です。

    セキュリティソフトを最新に保つ！

    セキュリティソフトを使用し、ウイルスを発見・駆除する環境を維持しましょう。また危険なウェブサイト閲覧を警告するマカフィー サイトアドバイザーなども有効活用しましょう。

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